Si eres autónomo, gestor o llevas el día a día de una pyme, 2027 no es una fecha cualquiera. Ese año entrará en funcionamiento un nuevo sistema que cambiará la forma de facturar en España: Verifactu. Y, muy probablemente, cambiará también la forma en la que trabajas cada semana.

El objetivo es claro: conectar directamente tus facturas con la Agencia Tributaria y reducir al mínimo la manipulación y los errores. Y en el centro de todo ese proceso habrá un elemento que ya conoces bien: el código QR, que pasará a ser obligatorio en las facturas.

Qué es Verifactu y por qué te afecta

Verifactu es el estándar que definirá cómo deben funcionar los sistemas de facturación que se comuniquen con la Agencia Tributaria. No es un programa concreto, sino un conjunto de requisitos que deberán cumplir los softwares que utilices para emitir facturas.</p>

Su finalidad es doble:

• Garantizar que cada factura que emites quede registrada de forma íntegra e inalterable.
• Permitir que esos datos puedan enviarse, casi en tiempo real, a la Agencia Tributaria.

En la práctica, esto significa que las facturas dejarán de ser solo un documento que guardas en tu ordenador o en una carpeta física. Pasarán a formar parte de un sistema conectado, donde Hacienda podrá verificar la trazabilidad y coherencia de tu facturación.

Para entender la lógica de Verifactu, ayuda mirar a sistemas ya implantados en otros países europeos. Por ejemplo, en Portugal existe el sistema SAF-T PT, que establece cómo deben generarse y comunicarse los datos de facturación. O en Italia, donde la Agenzia delle Entrate gestiona la e-factura obligatoria para la mayoría de empresas.

El papel del código QR en las nuevas facturas

Entre todos los requisitos que trae Verifactu, hay uno que salta a la vista: las facturas deberán incluir un código QR obligatorio. No es un simple adorno: será la puerta de entrada a la información esencial de cada factura.

En este código QR se codificarán datos clave de la factura, como:

• Identificación del emisor y del receptor.
• Importe total y desglose de impuestos.
• Fecha y número de factura.
• Identificadores técnicos que permitirán a la Agencia Tributaria localizar y verificar el registro.

Para el usuario final, bastará con escanear este código con el móvil para acceder, de forma rápida y segura, a la información de la factura o a un servicio online asociado. Para la Administración, ese mismo código servirá para comprobar que la factura existe, está registrada y coincide con los datos que se han comunicado.

Si quieres profundizar en el papel de la tecnología QR en este contexto, puedes consultar esta guía de QRNow, donde se explica cómo integrar códigos QR en procesos de facturación de forma práctica.

Por qué llega ahora Verifactu: contexto y objetivos

Verifactu no surge de la nada. Forma parte de una tendencia general en Europa hacia la digitalización de las obligaciones tributarias y el control de la facturación. España ya dio un primer paso con el SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) para grandes empresas; ahora, el salto se extiende a autónomos y pymes.

Entre los objetivos que busca la Administración destacan:

• Reducir el fraude>: minimizar la facturación en B y la manipulación posterior de facturas
• Mejorar el control: disponer de datos más completos y actualizados para cruces de información.
• Facilitar comprobaciones: tanto para la Agencia Tributaria como para el propio contribuyente, al tener facturas estructuradas y verificables.

Este camino no es exclusivo de España. La Comisión Europea impulsa desde hace años la facturación electrónica y la armonización de datos fiscales entre Estados miembros. Verifactu se encuadra en ese movimiento hacia una fiscalidad más digital y menos basada en papeles.

"La cuestión ya no es si habrá que adaptarse, sino cómo y cuándo hacerlo sin frenar la actividad diaria de los negocios."

Cómo cambiará el día a día de autónomos y empresas

Adiós al software de facturación "aislado"

Hasta ahora, muchos negocios utilizaban herramientas de facturación pensadas casi exclusivamente para generar PDFs o imprimir facturas. Con Verifactu, ese modelo se queda corto.

A partir de 2027, el software deberá ser capaz de:

• Registrar cada factura de forma segura e inalterable.
• Generar la información estructurada que exige la Agencia Tributaria.
• Incluir el código QR obligatorio en todos los formatos de factura (PDF, papel, envío por email, etc.).
• Conectarse, cuando proceda, con los sistemas de la Administración para el envío de datos.

Más transparencia… y menos margen para el error

Una consecuencia directa será una mayor trazabilidad. Cada factura tendrá un registro técnico verificable, y el QR ayudará a comprobar de forma rápida que el documento no se ha "rehecho" o modificado sin control.

Para los negocios que ya trabajan de forma ordenada, este cambio puede suponer incluso una ventaja:

• Menos riesgo de errores manuales al transcribir datos.
• Mayor facilidad para demostrar ante Hacienda que la facturación es coherente y está bien documentada.
• Opciones más amplias para automatizar conciliaciones contables y controles internos.

Impacto en sectores con fuerte trato presencial

Comercios, hostelería o servicios con cobro en el momento notarán especialmente la presencia del código QR. En un bar, una consulta médica privada o una pequeña tienda, la factura o ticket que se entregue al cliente deberá ir acompañado de su correspondiente QR.

Esto abre también oportunidades: desde usar el mismo código para ofrecer información adicional de la compra, hasta conectar con servicios posventa o encuestas de satisfacción. Las administraciones públicas ya utilizan códigos de verificación en documentos digitales; por ejemplo, la Sede electrónica de la Agencia Tributaria permite contrastar documentos con CSV y códigos de barras bidimensionales. Verifactu seguirá esa misma línea, adaptada al mundo de la facturación privada.

Qué pueden hacer ya autónomos y empresas para prepararse

Aunque 2027 parezca lejano, el cambio que exige Verifactu no se resuelve en dos semanas. Requiere revisar procesos internos, hablar con proveedores tecnológicos y, en muchos casos, cambiar la forma de emitir facturas.

1. Revisar el software de facturación actual

Primer paso: saber con qué herramientas cuentas hoy y qué pueden ofrecerte mañana. Algunas preguntas útiles para tu proveedor de software:

• ¿Planean adaptar la solución al estándar Verifactu?
• ¿Cómo integrarán el código QR en las facturas emitidas?
• ¿Tendré acceso a un histórico inalterable de facturas con los requisitos que pide Hacienda?
• ¿Qué cambios implicará para mi operativa diaria?

Si tu herramienta actual no ofrece una hoja de ruta clara, puede ser buen momento para explorar alternativas. En el portal de apoyo a la digitalización de pymes Acelera pyme se pueden encontrar recursos y orientaciones para elegir soluciones tecnológicas adaptadas a nuevas obligaciones.

2. Formar al equipo y ordenar la información

No se trata solo de tecnología. El personal que emite, revisa y gestiona facturas deberá entender:

• Qué es Verifactu y qué implica en su trabajo diario.
• Cómo identificar si una factura cumple los requisitos (incluido el QR).
• Cómo responder ante posibles incidencias con la emisión o comunicación de facturas.

Una buena práctica es aprovechar este proceso para poner al día los circuitos internos de aprobación, archivo e intercambio de facturas con asesores y gestorías.

3. Valorar el papel del QR más allá de la obligación legal

Que el QR sea obligatorio no significa que tenga que limitarse a "cumplir" con Hacienda. Muchas empresas ya lo utilizan como punto de conexión con sus clientes: manuales online, garantías, área privada de usuario, etc.

Integrar desde el inicio esta visión más amplia puede convertir una obligación en una herramienta útil. Quien enfoque el QR solo como un requisito legal perderá parte del potencial que ofrece esta tecnología tan instaurada en el día a día.

Mirando a 2027: un cambio de fondo, no solo de forma

Verifactu supone, en esencia, pasar de una facturación "desconectada" a un sistema donde la Agencia Tributaria tendrá una visión mucho más inmediata y estructurada de la actividad económica. Los códigos QR serán la cara visible de ese cambio en cada factura que emitas.

La clave para afrontarlo con tranquilidad es no esperar al último momento. Revisar herramientas, procesos y formación con tiempo marcará la diferencia entre una adaptación apresurada y una transición ordenada.

La digitalización fiscal no da marcha atrás. Entender qué es Verifactu, cómo funcionará y cuál es el papel del QR en este nuevo escenario permite tomar decisiones con criterio hoy, en lugar de improvisar mañana. 2027 está más cerca de lo que parece; prepararse ahora es, probablemente, la mejor inversión en tranquilidad para los próximos años.