Siete consejos para optimizar el uso de tu Gmail

Correo Gmail

Gmail es ese cajón de sastre en el que cabe prácticamente todo, desde emails de trabajo y fotos de nuestras vacaciones, hasta odiosos ‘newsletters’ y correos basura que nos sacan de quicio. 

Un exempleado de Google el que nos descubre 7 secretos relativos al uso de Gmail. Rodolphe Dutel trabajó desde 2011 y durante dos años en Google, formando a sus empleados en las artes de Gmail. Ahora forma parte de los equipos de Buffer y de Remotive.io, pero asegura que todavía sigue utilizando estos siete consejos por el gran impacto que tienen en su trabajo. Y, estamos de suerte, porque ha decidido compartirlos con el resto de la humanidad.

 

1. ACTIVA ‘DESHACER EL ENVÍO’ PARA EDITAR UN CORREO A ÚLTIMA HORA

 

¿Alguna vez te has dado cuenta de que has cometido un error de ortografía justo después de haber pulsado ‘enviar’? 'Deshacer el envío' te ayuda con estas metidas de pata. Deberás activarlo para tener la posibilidad de editar tu correo electrónico, aunque ya lo hayas enviado. Eso sí, la opción solo es posible durante unos segundos, que también puedes configurar según desees: 5, 10, 20 o hasta 30 segundos.  Encontrarás esta pestaña en las opciones de configuración.

 

2.UTILIZA LAS RESPUESTAS ESTÁNDAR PARA AHORRAR TIEMPO

 

Un sorprendente porcentaje de los correos electrónicos que escribimos son similares o hacen referencia a alguno que ya hemos enviado recientemente. Por ejemplo, ¿en algún momento de tu vida has tenido que enviar tropecientos currículos a tropecientas cuentas de correo con una misma estructura de texto, cambiando únicamente el nombre del destinatario? Entonces, sabes de lo que hablamos.

 

Esos mensajes podrían estar escritos en su mayor parte de forma predeterminada y, posteriormente, cuando sea necesario, podrían personalizarse en función de cada respuesta de forma individual. Crear este tipo de mensajes estándar nos ahorraría mucho tiempo. Llegado el momento, solo es necesario recuperar esta respuesta enlatada y volver a usarla con una mínima modificación.

 

Para activar las respuestas estándar, dentro del apartado de configuración, deberás acceder a la pestaña ‘Labs’.

 

3.USA GMAIL OFFLINE CUANDO ESTÁS SIN CONEXIÓN A INTERNET

 

Sobre esta posibilidad quizás hayas oído hablar menos, pero sí, es posible utilizar Gmail offline, es decir, sin conexión a Internet.

 

Hoy en día, prácticamente, no podemos trabajar si no estamos conectados a la red. Hacerlo offline es uno de los principales retos, y Gmail, que acapara buena parte del tráfico de trabajo de cualquier empresa o particular, ya lo permite.

 

Para todos aquellos que trabajen mientras se encuentran viajando y que no cuenten con una buena conexión WiFi o acceso a datos, el servicio de correo electrónico de Google ha construido una aplicación que soporta acceso offline y que permite leer el correo de nuestra bandeja de entrada, responder a los emails o buscar y archivar otros. Si combinas Gmail Offline con Drive Offline, ¡es toda una experiencia!

 

4.PAUSA LA BANDEJA DE ENTRADA PARA EVITAR DISTRACCIONES

 

No eres el único que odias ver cada cierto tiempo ‘Bandeja de entrada (1)’, no solo porque es molesto, sino también porque te distrae de lo que estás haciendo. Además, tener correos pendientes y comprobarlo visualmente estresa muchísimo. De hecho, solemos acudir veloces a comprobar de qué se trata. No soportamos que un correo esté en negrita, porque es señal de que está sin leer.

 

La mejor solución para luchar contra esa ansiedad provocada por la bandeja de entrada es pausarla, lo que te permitirá trabajar sin esa presión, pudiendo comprobar los correos electrónicos en el momento en el que tú verdaderamente desees. De este modo, podrás pausar tu ‘inbox’, trabajar, y volver a reanudarlo para revisar los emails.

 

¿Cómo pausar la bandeja de entrada? Puedes hacerlo a través de la extensión Inbox Pause, que añadirá en la parte superior izquierda un botón para realizar tal acción, es decir, para dejar los agobios a un lado, aunque sea de forma temporal.

 

5.ORDENA EL DESORDEN DÁNDOTE DE BAJA DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN

 

Formas parte de numerosas listas de distribución o ‘mailing lists’, las mismas que te sacan de quicio cada vez que recibes uno de sus dichosos correos y que, en realidad, ni siquiera los abres porque no te interesan -te suscribiste a ellos en algún momento que no recuerdas y han dejado de ser relevantes para ti-.

 

Toma el control de la situación. Tú puedes decidir seguir recibiendo o no esta correspondencia, y, de paso, poner un poco de orden entre tanto desorden. Existen un par de posibilidades para acabar con este dolor de cabeza.

 

Una de ellas la ofrece el propio Gmail a través del botón ‘Darse de baja’, un botón que añadió en 2014 y que se sitúa en la parte superior del mensaje, justo al lado del remitente. Este botón identifica las listas de correo electrónico promocionales, sociales y los foros.

 

Otra posibilidad es hacer uso de la herramienta gratuita Unroll.me, que te ayuda a organizar tus suscripciones en cuestión de minutos. Después de registrarte en ella, podrás ver una lista de todos los correos en los que estás suscrito y podrás darte de baja de inmediato de aquellos que no desees seguir recibiendo.

 

6.MANTÉN TU GMAIL SEGURO CON LA VERIFICACIÓN EN DOS PASOS

 

Gmail conoce buena parte de tu vida. En su servicio conservas emails, conversaciones, contactos y documentos importantes. Deberías ser consciente de ello y actuar en consecuencia, es decir, protegiendo lo mejor posible todo ese flujo de información.

 

Y el mejor modo de hacerlo es activar la verificación en dos pasos. La verificación en dos pasos de Google te protegerá incluso de aquellos que se hagan con tu contraseña. Al activarla, cada vez que accedas a tu cuenta e inicies sesión, deberás introducir tu usuario y contraseña del modo habitual, pero además habrá un segundo paso por el que se requerirá un código de entrada.

 

Recibirás ese código de verificación en tu teléfono a través de un mensaje, una llamada de voz o su aplicación para móviles.

 

Cuentas, además, con la opción de no utilizar la verificación en dos pasos en un dispositivo en concreto, de modo que solo será obligatorio cuando se intente iniciar sesión desde uno no habitual.

 

Para tener un plus de seguridad, si quieres conocer si has dejado tu cuenta de Gmail abierta en otro ordenador y, en ese caso, cerrarla, Gmail te ofrece información sobre las sesiones abiertas y los dispositivos desde los que se abrieron.

 

Para ello, tendrás que dirigirte al final de tus correos recibidos en la bandeja de entrada y hacer clic en ‘Información detallada’.

 

Será entonces cuando se abra un resumen con la información requerida (tipo de acceso, ubicación y fecha y hora). Para cerrar de forma remota tu Gmail tendrás que pulsar sobre el botón de ‘Cerrar todas las demás sesiones abierta.

 

7. OBTÉN MÁS INFORMACIÓN A TRAVÉS DE NOTIFICACIONES DE LECTURA

 

La aplicación gratuita Sidekick es a Gmail lo que el doble ‘check’ azul es a WhatsApp. Con ella, podrás saber si los destinatarios abren tus correos electrónicos, cuándo, cuántas veces y desde dónde lo hacen. Esta app es especialmente importante si estás buscando trabajo y necesitas saber si los tropecientos correos con los tropecientos currículos -que habías enviado más arriba- se han abierto.